Gespat - Gestione Patrimonio e Inventario dei Cespiti Ammortizzabili
Gespat è un pacchetto software, rivolto agli Enti della Pubblica Amministrazione ed alle Grandi Aziende, in grado di rispondere a tutte le esigenze di chi intenda informatizzare il servizio di gestione del patrimonio (inventario, immobili, mobili, facile consumo) includendo funzionalità varie come gli aspetti catastali e quelle gestionali: fitti attivi, passivi, di manutenzione e altre tipologie di contratti.
Il sistema consente di gestire tutte le principali attività necessarie alla gestione di un Ufficio del Patrimonio e contiene pre-caricate tutte le tabelle necessarie ai calcoli contabili di ammortamento o di rivalorizzazione, sia a fini di dismissione sia per la stipula di polizze assicurative
Gespat è composto da cinque moduli principali che possono essere acquistati ed utilizzati sia singolarmente, sia in modo integrato:
- Gespat IM - Gestione del patrimonio immobiliare;
- Gespat BM - Gestione dei beni mobili e inventario dei cespiti ammortizzabili;
- Gespat HRM - Gestione della logistica del Personale;
- Gespat MM - Gestione dei materiali di consumo;
- Gespat FM - Gestione impianti ed attrezzature (Facility management).
Ogni modulo è costituito da una Applicazione WEB, da installare sui server aziendali, e da un componente MOBILE utilizzabile su computer palmari in standard Windows CE.
Gespat IM Modulo gestione Immobili
Gespat - IM è il modulo di Gespat utilizzato per informatizzare il servizio di gestione dei beni immobili.
Le funzionalità fornite dal Sistema consentono di gestire tutti i dati relativi agli immobili, sia da un punto di vista tecnico, sia per quanto riguarda la fase gestionale.
Sarà possibile “accedere” in modo virtuale ad ogni edificio, muovendosi attraverso i vari piani e scale, per raggiungere ogni singola stanza e visualizzare gli oggetti ed il personale assegnati alla stanza stessa, le foto della stanza e le planimetrie relative ad ogni piano o unità immobiliare.
Si potrà in questo modo accedere a tutte le informazioni relative agli spazi gestiti, in modo semplice ed intuitivo, senza la necessità di memorizzare codici o effettuare complicate ricerche per recuperare i dati tecnici e gestionali.
Gespat BM Modulo gestione inventario beni mobili
Gespat BM è il modulo di Gespat utilizzato per informatizzare il servizio di gestione dell’Inventario dei beni ammortizzabili.
Il sistema è stato progettato per consentire la gestione dell’Ufficio del Consegnatario e l’Ufficio del Patrimonio, sia in modo autonomo sia prevedendo una parziale o totale esternalizzazione del servizio.
La fornitura di Gespat - BM può comprendere il solo Pacchetto Software o il Servizio completo di ricognizione, rilevazione etichettatura dei beni mobili.
Gespat HRM Modulo gestione logistica del Personale
Gespat HRM è il modulo di Gespat utilizzato per informatizzare il servizio di gestione della logistica del Personale
Il modulo HRM comprende una gestione dell’organigramma aziendale, strutturato su un numero di livelli configurabile automaticamente sulle esigenze del cliente
Sono previste funzionalità di importazione automatica dei dati anagrafici del personale dagli altri sistemi software (es. sistema di gestione paghe e stipendi) già presenti in Azienda
Attraverso le funzionalità fornite dal sistema sarà possibile “collocare” ogni singola persona all’interno dell’ufficio di sua competenza.
Sarà inoltre possibile gestire le postazioni di lavoro (Scrivania, sedie, computer, stampanti, etc.) assegnate ad ogni persona. Ciò consentirà di “tracciare” gli spostamenti del personale all’interno dei vari edifici o sedi aziendali, spostando automaticamente i beni assegnati al personale nella nuova destinazione.
Gespat MM Modulo gestione beni di consumo
Gespat MM è il modulo di Gespat utilizzato per informatizzare il servizio di gestione dei beni di consumo e delle parti di ricambio dlle attrezzature.
Il sistema consente di gestire diversi depositi per il materiale di consumo, solitamente uno per ogni edificio. Ad ogni deposito potrà essere associato l’elenco del personale autorizzato a prelevare materiale dal deposito stesso. Questo consentirà di indirizzare le richieste di materiale, inserite dal personale, al giusto deposito.
Si potrà seguire il “workflow” della richiesta/consegna dei beni di consumo attraverso le sue fasi:
Richiesta materiale > Verifica della disponibilità del materiale richiesto > Autorizzazione da parte del Responsabile del deposito > Generazione del buono di consegna > Invio/Consegna del materiale al richiedente.
Si potranno effettuare trasferimenti di materiale attraverso i diversi depositi e gestire tutto il ciclo di approvvigionamento dei beni di consumo, generando in modo automatico le richieste di preventivo ai diversi Fornitori ed i relativi ordini.
Gespat FM Facility Management
Gespat FM è il modulo di Gespat utilizzato per informatizzare il sistema di gestione degli impianti e delle attrezzature.
Il sistema consente di gestire i contratti di manutenzione e gli interventi tecnici su tutti gli Impianti e le attrezzature dell’Azienda.
Sono considerate “attrezzature” tutti i cespiti sui quali si possono effettuare interventi tecnici: computer, stampanti, fotocopiatrici, strumenti di laboratorio, etc.
Gli “impianti” sono costituiti da insiemi di “attrezzature”. Esempio: un impianto di condizionamento e’ costituto dagli Split, installati in ogni stanza, dai motori esterni, dalle condutture, etc.
Si potrà seguire, attraverso le funzionalità gestite dal modulo FM, tutto il “worflow” di un intervento tecnico:
Richiesta intervento da parte dell’utente > Autorizzazione della richiesta > inoltro della richiesta di intervento al titolare del contratto di manutenzione > monitoraggio dello stato dell’intervento > chiusura intervento.
Il modulo FM consentirà inoltre di associare ad ogni “attrezzatura” le relative parti di ricambio, presenti nei depositi dei beni di consumo.
Ad esempio si potranno associare ad una stampante le corrette cartucce di inchiostro, in questo modo quando un utente si troverà nella necessità di sostituire le cartucce della propria stampante, il Sistema provvederà ad individuare automaticamente la giusta cartuccia nel deposito più vicino, semplificando in modo evidente l’intero processo di manutenzione/approvvigionamento.
Etichettatura dei Beni
L’etichettatura dei beni mobili, effettuata nella fase di rilevazione del patrimonio, può essere effettuata utilizzando due diverse tecnologie:
- la tecnologia BARCODE, basata su codici a barre generalmente in standard EAN;
- la teconologia R.F.ID. (Radio Frequency IDentification)
In termini generali R.F.ID. significa identificare un oggetto usando una modalità di trasmissione dei dati basata su radiofrequenza. Questa tecnologia consente di applicare ai beni mobili, un’etichetta “intelligente” o TAG, sulla quale è possibile, tramite sistemi di lettura/scrittura, memorizzare e leggere i dati relativi al bene stesso.
La scelta tra queste due diverse tecnologie, che sarà fatta in fase di analisi del progetto di inventariazione, influenzerà sia le modalità operative di “etichettatura” dei beni, sia la scelta dell’harware da utilizzare.
Nel caso si opti per le etichette BARCODE, si dovranno utilizzare terminali portatili dotati di "Scanner" per la lettura dei codici a barre e si potranno, di conseguenza, utilizzare etichette adesive a base cellulosa o vinilica, comunque di costi molto contenuti.
Nel caso si opti invece per una etichettatura basata su TAG R.F.ID., si dovranno utlizzare terminali portatili dotati di un apparato di lettura/scrittura in radiofrequenza ed apposite etichette contenenti il TAG R.F.ID., su cui memorizzare i dati.
Questi TAG R.F.ID. hanno generalmente dimensioni più grandi e risultano più costosi, rispetto ad una semplice etichetta cartacea, in quanto contengono una antenna in grado di ricevere il segnale radio proveniente dal terminale portatile.
Questo maggior costo è però giustificato dalla possibilità del TAG R.F.ID. di poter essere ri-scritto più volte. Questo consentirà, nel caso in cui i dati di un determinato bene cambino, di poter essere ri-scritti sul medesimo TAG R.F.ID., senza sostituire il TAG medesimo.
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